Günlük işlerimizde veya profesyonel hayatımızda bir çok iş için ne kadar zamana ihtiyacımız olduğunu düşünür ve bu işleri de sıraya koymaya çalışırız. Bu işlerden bir kısmı çakışacak ve zamanları değişecektir. Bu durumda bazen yardım almak bazen de çalışma süresini uzatmak gibi ihtiyaçlar ortaya çıkacaktır. İşte bunlar tipik bir projede kaynak dolulukları ile ilgili yaşanan gerçeklerdir.
Projelerde sorumlu olduğumuz aktiviteler için ne kadar zaman harcayacağımızı düşünerek buna göre başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleriz. Bazen aynı anda birden fazla projede veya bir projenin birden fazla aktivitesinde görev alabiliriz. Bu durumda vaktimizin bir kısmının diğer aktiviteye/projeye aktarmamız gerekecektir. Bu ise görevlerimizin süresini etkiyeleyebilir. Bu durumda bazı zamanlar ötelenebilir veya bazı işler için ek kaynak kullanımı söz konusu olabilir.
Peki ne zaman bu alternatif çözümlere kesinlikle ihtiyaç duyarız?
Bu çözümler, kaynak yükleme veya süre uzatma işlemleri, mevcut kaynakların dolulukları durumunda zorunlu hal alacaktır. Kaynak yetersizliği sebebiyle yeni kaynaklar projeye dahil edilecek veya kaynak başına yükü azaltıp dengelemek için aktivitelerin sürelerinde ilava zamanlar söz konusu olacaktır. Son çözüm ise fazla mesaidir ki bu da kaynak yükleme ile eş anlamlı olacaktır.
Ekte yer alan örnek içerisinde altı aktiviteden (A, B,C ,D, E, F) oluşan bir projede görevli olan kaynakların (Ahmet, Kerem, Necati, Fatih, Taner, Okyay) durumu gözlenmektedir.
Kerem projede beş farklı aktivitede görev alırken haftalık 40 saatlik maksimum çalışma kapasitesi üzerinde görevlendirilmiştir. Bu durumda ilk olarak Kerem D aktivitesindeki görevinden alınarak yerine Necati görevlendirilmiştir. Bu çözümle birlikte Kerem’in sadece iki hafta içerisinde kaynak doluluk sorunu gözlenmiştir. Kerem’in C aktivitesinden alınarak yerine Ahmet’in görevlendirilmesi ile birlikte bu sorun ortadan kaldırılmıştır.
Bu örnekle birlikte son bir noktayı daha hatırlatmak gerekiyor.
Projelerde görev alan kaynaklar, insan veya makine fark etmez, tüm zamanlarının tamamını %100 şeklinde projede çalışarak geçirmeyecektir. Bu kişilerin günlük sorumlulukları, hazırlayacakları raporlar, katılacakları toplantılar, araştırma çalışmaları, hastalık veya izin durumları vb. de göz önünde bulundurularak kaynakların dolulukları %75 ile %90 arasında tutulmalıdır. Eğer kıt kaynaklarla çalışarak hareket ediliyorsa ve dönem dönem kaynak doluluğu %100 üzerine çıkarılarak fazla mesai kullanılacaksa bu durumda normal mesai saatleri ile hesaplama da %120 doluluk üzerinde çalışmanın yüklenmemesi ve bu durumun kısa süreli tutularak sonrasında ilgili kaynağın bir süre işinin azaltılmasının sağlanması uygun olacaktır.
Etkin kaynak kullanımı için kaynak yüklerinin ne çok fazla ne de çok az olmaması gerekir. Bunu stres altında başarının doğrulanması için ele alınan eğrideki gibi düşünebiliriz. Çok aşırı stres tıpkı çok az stres gibi düşük performans demektir. Çok aşırı kaynak yüklenmesi çok az kaynak yüklenmesi gibi süreleri veya projeye olan motivasyonu ve performansı olumsuz etkiyecektir.
Süleyman TOSUN, PMP
Bazı durumlarda birden fazla
