Hayatımızın her yerinde artık proje kelimesini duymak mümkün hale geldi. En basit olayları bile bu yöntemle ele almak aslında bir düzen oluşturmaya başlasa da bir yandan da bilinçsizliğin içine sürüklenmeye başlayan bir kültür oluşturmaya başladı.
Google da şöyle bir “proje” kelimesi taraması yaparsanız ilkokul öğrencilerinin ödevlerinden dev yapı projelerine kadar bir çok proje örneği karşınıza çıkacaktır. Bu noktada bir unsur daha öne çıkıyor ama biz ona dikkat ediyor muyuz? Proje Yöneticilerimiz…
Hemen konuyla ilgili PMI tanımına bakalım;
Proje Yöneticisi, proje hedeflerine ulaşma görevini projeyi yürüten organizasyon adına yerine getiren kişidir.
Bu durumda projenin tüm başarısı proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Projede ne kadar olumsuzluk olursa olsun, insanlar ne kadar işlerini yapmamakta direnirse dirensin, proje yöneticisi projesini başarıya ulaştırmak için çözüm bulmak durumundadır.
Bir projenin kapsamı, zaman çizelgesi, bütçesi, kalitesi, insan kaynakları, risk yönetimi, iletişim ve tedarik işlemlerinin tamamı proje yöneticilerinin kontrolünde olmalıdır. Tüm bu etmenler bir arada kontrol altında tutulmadığı durumda proje yöneticilerinin yetkilerinde farklılık oluştuğu gözlenecektir. İşte bu noktada da PMI’ın expediter veya coordinator olarak tanımladığı roller ortaya çıkmaktadır. Bu roller gerçekte bir proje yöneticisi değildir, sadece belirli işlerin yapılması için atanmış sorumlulardır. Coordinator rolü expediter’a göre biraz daha yetkili olsa da her ikisi de gerçek anlamda proje yöneticisi rolünün yerini dolduramayacak, onay işlemlerinde, tedarik işlemlerinde, değişiklik kararları vb. durumlarda tamamen bağımlı olacaklardır. Bir proje yöneticisinin bu tarz işlemler için sınırlandırılmış olsa bile yetkisi her zaman vardır.
Bu durumda proje yönetisici tanımı ile, bizim proje yöneticisi derken ifade ettiklerimizin ne kadar uyum gösterdiğine bakalım.
Biz proje yöneticisi derken;
- bir işin sadece bir kısmında görev alan kişileri ifade edebiliyoruz. Aslında bu kişi sadece bir iş paketindeki işlemlerin sorumlusudur. Bu kişiler proje yöneticisi değil, sadece o iş paketinin sorumlusudur, en iyi ihtimalle de proje lideri olarak tanımlanabilirler.
- bir işin içinde en çok çalışacak, teknik anlamda en deneyimli kişinin atanmasını uygun görebiliyoruz. Fakat bu kişinin teknik uzmanlık haricinde proje yöneticiliği becerilerine sahip olup olmadığını sorgulamıyoruz.
- sadece işin yapılması için yetkilendirdiğimiz, projenin risklerini, bütçesini, iletişim kanallarını, ekip motivasyonunu göz ardı eden bir kişiyi düşünebiliyoruz. oysa ki bir projenin en önemli unsuru ve proje yöneticisinin %90 süresini alan görevi iletişim olarak karşımıza çıkıyor.
Bu kısma daha bir çok örnek verebiliriz. Peki bu durumda Proje yöneticisi rolünün hakkını ne ölçüde vermiş oluyoruz? Bir de proje yöneticisinin görevlerini kısaca aktararak bu sorunun cevabını bulmaya çalışalım.
Proje Yöneticisi/Proje Yöneticiliği;
- Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetim uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir.
- Projenin başarısından sorumludur.
- Proje başlatma aşamasında veya öncesinde belirlenir.
- Teknik uzman olmak zorunda değildir.
- Paydaşları belirler.
- Gereksinimleri paydaşlarla yapılan görüşmeler ve diğer unsurlar çerçevesinde belirler.
- Proje yönetim planını proje yönetim ekibi ile birlikte oluşturur.
- Proje risklerini belirler, gerekli risk yanıt planlarının oluşturulması ve risklerin yönetiminden sorumludur.
- Proje iletişim gereksinimlerini, iletişim şeklini ve sıklığını belirler.
- Projede riskler, kalite gereksinimleri, başarı ölçütleri, değişiklik gereksinimi vb. izlenmesi ve yönetilmesinden sorumludur.
- Proje çıktılarını teslim eder.
En basit anlamda genel olarak ifade edilen bu tanımlar bile çoğumuzun proje yöneticisi rolüne kattığı anlamı sorgulaması için yeterli olacaktır.
Bir kez daha düşünelim, proje yöneticisi rolünün hakkını veriyor muyuz?
Süleyman TOSUN, PMP